複合機の選び方

複合機を選ぶポイントは3つです。

• 印刷スピード
• 印字品質
• コスト

プリンターの機能には、レーザーとインクジェットの2つがあります。

一般的には、１ヶ月の印刷枚数が５００枚を超えるようであれば、印字品質や印刷スピードが早い「レーザープリンタ」の複合機を導入する企業が多く、１ヶ月の印刷枚数が５００枚に満たないような企業であれば、本体価格が安価なインクジェットプリンタの複合機やプリンターのみを採用する企業が多いです。

もちろん、印刷枚数が多い企業にとって、何度も給紙やインクカートリッジの交換が必要になるなど、インクジェットには、レーザーの使い勝手に及ばない点もあるかもしれませんが、近年、各メーカーがビジネスインクジェットプリンターの開発に力を入れており、印字品質や印刷スピードもレーザーに劣らないようなインクジェット機も出始めています。

次に、購入（導入）方法として、現金一括、分割払い（クレジット）、リース契約、レンタル契約といった方法があります。

まず、これらの違いを分けると、現金一括と分割払いは支払い完了後に所有権が自分達になりますが、リース契約とレンタル契約は、支払い期間が完了しても所有権はリース会社やレンタル会社のままとなり、期間終了後は返却しなければなりません。

リース契約の場合は、初期投資を抑えて複合機を導入することが一番わかりやすい特徴と言えますが、最新の複合機を選べることも魅力です。ただし、リース契約の場合、複合機の所有権はリース会社となり、リース期間（5年の場合が多い）終了後に、返却もしくは再リースとなるのが一般的です（買取の選択がある場合も）。また、原則として途中解約はできず（途中でリースを終了する場合は残契約分を一括清算する必要があります）、支払い総額もリース料率が上乗せされるため、本体価格よりも割高になります。

レンタル契約の場合は、契約期間を自由に設定できるのがポイントとなりますが、リース契約同様、初期投資を抑えつつ、複合機を導入することが可能です。さらに、契約内容によっては中途解約できるプランが用意されているケースもあります。一方で、レンタル対象機種は中古機種であることが多い上に、費用もオプションなどを加えていくと、リースよりも割高になってしまうことも少なくありません。

複合機を選ぶ際には、レーザーやインクジェットという複合機本体の選択肢だけでなく、その導入方法も含め、コスト面、機能面、運用面、使い勝手といった点を考慮して選択するようにしましょう。

保守契約を含めて総合的なコストで判断

複合機のコストを考える際には、本体価格だけでなく、ランニングコストまで考慮した選択が望ましいです。なぜなら、印刷枚数が多くなる企業は、は多くの紙やトナー（インク）が必要になるからです。

• イニシャルコスト（本体価格＋設置工事費）
• ランニングコスト（導入後に必要な月額費用）
  • 紙代
  • トナー（インク）代
  • 紙づまりや故障の際の修理代（出張費、部品代、作業費など）

コストにおいては、上記を総合的に判断する必要がありますが、レーザープリンタ複合機の場合、保守契約がセットになっていることが一般的です。

保守契約の中でもカウンター保守は、基本料金に毎月印刷（出力）した枚数に応じた使用料（カウンター料金）の合計額を毎月支払うことで、トナー代やメンテナンス費、修理代が無料になる保守契約で、ほとんどのレーザープリンタ複合機を導入する際にセットになっていますので、事前に業者に確認しておきましょう。

中古複合機という選択肢も

「初期費用を抑えたい」が、「リース契約やレンタル契約はちょっと・・・」という方には、中古複合機という選択肢もあります。ただし、年式が古いものだと故障した時に部品が手に入らず修理もできないということになってしまいますので注意してください。

さらに、中古複合機（レーザー）を選択する場合には、カウンター数値を必ず確認するようにしましょう。複合機は300万枚の印刷が目安と言われていますので、カウンターの数値が多い場合には要注意です。